La fatturazione elettronica verso la PA

1. Perché la fattura verso la PA è diversa

Fatturare a una pubblica amministrazione non è come fatturare a un privato. Verso la PA la fattura è ammessa in una sola forma: quella elettronica. Non puoi consegnare una fattura cartacea né inviare un semplice PDF per email: l’ente non potrebbe accettarli.

L’obbligo non è nuovo. Nasce dalla legge finanziaria del 2008 e da allora si è esteso fino a coprire tutti i rapporti con la pubblica amministrazione. Si attua attraverso il Sistema di Interscambio, chiamato SdI: è lo sportello unico gestito dall’Agenzia delle Entrate attraverso cui ogni fattura verso la PA deve passare. Nessuna fattura raggiunge l’ente direttamente; tutte transitano prima dal SdI, che le controlla e le smista.

Questo vale sia per le forniture nate sul MePa, per esempio da una richiesta di offerta, sia per qualunque altra vendita a un ente pubblico.

2. I tre requisiti

Perché il Sistema di Interscambio accetti la tua fattura, questa deve rispettare tre condizioni. Se ne manca anche una sola, la fattura non passa.

1. Formato XML FatturaPA. Il contenuto della fattura non è un documento di testo o un PDF, ma un file strutturato in linguaggio XML secondo il tracciato ufficiale chiamato FatturaPA. È l’unico formato che il Sistema di Interscambio riconosce e accetta.
2. Firma digitale. Il file va firmato digitalmente. La firma garantisce che la fattura provenga davvero da chi la emette e che non sia stata modificata dopo l’emissione: è la prova della sua autenticità.
3. Codice destinatario. La trasmissione è legata a un codice identificativo univoco della pubblica amministrazione a cui la fattura è destinata. Si chiama codice destinatario, o codice univoco ufficio, ed è l’indirizzo che dice al SdI a quale ente consegnare il documento.

I primi due requisiti riguardano la forma della fattura; il terzo riguarda la sua destinazione. Ed è proprio il terzo quello su cui si sbaglia più spesso.

3. Il codice destinatario

Il codice destinatario è l’indirizzo elettronico dell’ufficio pubblico che deve ricevere la fattura. Non lo scegli tu: te lo comunica l’amministrazione. Lo trovi sull’ordine che hai ricevuto o sui documenti di gara, ed è un dato che va copiato esattamente.

Per questo, prima di inviare, il codice destinatario va sempre verificato sul documento dell’ente. È il controllo che costa pochi secondi ed evita settimane di ritardo.

4. CIG e CUP

Nelle forniture pubbliche la fattura deve riportare due codici che nel mondo privato non esistono: il CIG e, quando previsto, il CUP.

Il CIG, Codice Identificativo di Gara, accompagna quasi ogni affidamento pubblico e serve a tracciare l’operazione. Il CUP, Codice Unico di Progetto, si aggiunge quando la fornitura è collegata a un progetto di investimento pubblico, e non è sempre richiesto.

La regola pratica è semplice: senza questi codici l’ente non può pagare. Le norme sulla tracciabilità dei pagamenti pubblici impediscono all’amministrazione di liquidare una fattura che non li riporta. Anche qui i valori corretti si leggono sull’ordine o sui documenti di gara, mai a memoria.

5. Il servizio gratuito del MePa

Non serve per forza comprare un software. Consip offre sul MePa un servizio gratuito di gestione della fatturazione elettronica, pensato proprio per chi vende alla pubblica amministrazione.

Possono aderirvi tutte le aziende iscritte e abilitate ad almeno una categoria, senza costi aggiuntivi. Il servizio ti guida nella creazione del file XML, ti aiuta a inserire i dati richiesti e trasmette la fattura al Sistema di Interscambio al posto tuo.

Copre sia le fatture che nascono da una vendita sul MePa, per esempio a seguito di una richiesta di offerta, sia le forniture esterne al portale: puoi usarlo anche per fatturare a un ente pubblico un lavoro che non è passato dal MePa. Per molte piccole imprese è la soluzione più semplice, perché evita di dotarsi di un gestionale dedicato.

6. Se hai già un software

Se usi già un tuo programma di fatturazione elettronica, non sei obbligato a passare al servizio del MePa. Puoi continuare con lo strumento che conosci.

Restano però a tuo carico due controlli che il MePa non fa per te. Il primo è il codice destinatario: devi assicurarti che sia quello corretto dell’ente, altrimenti la fattura viene scartata comunque, qualunque software tu usi. Il secondo riguarda le norme IVA: la fattura verso la PA segue spesso regole particolari, come lo split payment, e va compilata di conseguenza.

La scelta fra il servizio gratuito del MePa e un software proprio non cambia gli obblighi di legge: cambia solo lo strumento con cui li rispetti.

7. Domande frequenti

Se preferisci non pensarci tu

Con la nostra azienda Starbuild srl affianchiamo le imprese abilitate anche nella fatturazione verso la pubblica amministrazione: ti aiutiamo ad aderire al servizio gratuito del MePa, a impostare correttamente codice destinatario, CIG e CUP e a non farti scartare le fatture. Se preferisci imparare a gestirla in autonomia, trovi i nostri videocorsi dedicati alla fatturazione elettronica.

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